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Se você já trabalha, aposto que você já saiu de uma reunião mais confuso do que entrou. Ou pior, talvez você nem sequer tenha entendido o propósito dela.

Isso é mais normal do que você parece. O problema não está no seu chefe, nos seus colegas ou na sua empresa. Ele está nas próprias reuniões. Ao se realizar uma reunião para resolver problemas, você acabará encontrando tantos outros e, ainda por cima, irá criar alguns.

Bem, reuniões têm dessas coisas, mas se você não puder evitá-las, siga algumas dicas simples e torne elas o mais proveitosas possível.

Ligue um cronômetro. Quando o tempo acabar, acabou.

Reuniões tendem a durar até o infinito. Se você não for radical com horário, a sua “reunião de meia horinha” vai durar umas quatro.

Chame o mínimo possível de pessoas

Uma reunião de uma hora com oito pessoas são 8 horas de trabalho usadas. 8 horas de trabalho poderia render muita coisa, certo? Chame apenas as pessoas realmente necessárias e essenciais para sua reunião. Não tem problemas se outras pessoas precisarão saber das informações discutidas nela, os participantes poderão transmiti-las posteriormente.

Não se perca quando algum tópico se enrolar

Sabe quando você tinha que fazer uma prova na escola e tinha um tempo de início e término? Então, se você ficava preso em alguma questão, o que você fazia? Ia para a próxima e depois, se restasse tempo, voltava a esta… Use essa técnica em suas reuniões.

Inicie com um problema específico

Alice:”Você pode me ajudar?”

Gato: “Sim, pois não.”

Alice:”Para onde vai essa estrada?”

Gato:”Para onde você quer ir?”

Alice:”Eu não sei, estou perdida.”

Gato: “Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve.”

Faça a reunião no local do assunto ao invés de uma sala de reunião. Aponte para fatos reais e sugira mudanças reais

Certa vez os engenheiros da WEG estavam com um grande problema em um motor de um cliente que estava apresentando vibrações estranhas.

Os melhores engenheiros fizeram inúmeras reuniões e não conseguiam chegar em uma resposta, ninguém encontrava o problema. Até que o cliente estava ameaçando devolver os motores e pedir o dinheiro de volta.

Nesse momento o Sr. Werner, um dos 3 fundadores da WEG, foi até a empresa do cliente.

Ele não foi falar com os engenheiros ou com o diretor, ele entrou na empresa e foi falar com o operador da máquina.

Após alguns minutos de conversa ele descobriu que o cabo de sustentação do motor estava mal fixado. Ele pediu para o operador fixar e a vibração parou. O problema não era com o motor.

Werner agradeceu e foi embora.

Finalize apresentando uma solução e certifique-se de que alguém ficará encarregado de implantá-la

Nem toda reunião precisa ter uma solução no final, só aquelas que serviram para algo! E o pior que pode acontecer é se ter tarefas sem um responsável. Se todos ficarem como responsáveis, ninguém será responsável, e no fim ela terá o mesmo resultado de uma reunião sem solução…

Texto por: Mauro C. Mattedi

Fonte: Capivalley

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